كيف تصمم نظاما للتعامل مع الأوراق

كيف تصمم نظاماً للتعامل مع الأوراق ؟

كلنا نعاني من كثرة الأوراق من حولنا سواء في مكاتبنا أو في منازلنا وكم من مرة أخذت من الأوقات الطولية وانت تبحث عن فاتورة أو ورقة مهمة تحتاجها . اذا كنت من هؤلاء أو لم تكن ،، حاول أن تتبع الخطوات آلاتية :

1-حدد موقعا ثابتا :

إن وجود مواقع متعددة تخصك للتعامل مع الأوراق تربك عملية التنظيم وتأخذ من الوقت الكثير عند البحث عن ورقة معينة .

إذاً حدد موقعا ثابتا للعامل مع الأوراق وليكن : مكتباً أو دولاب ورق واحداً فقط .

2-ثم استكمال الأدوات الضرورية للعمل . مثل ( العظماء السبعة ) :

- أدراج الفرز - سلة المهملات - التقويم - بطاقة الأعمال - مفكرة الهاتف - ملفات الحفظ النشطة - الملفات المرجعية .

3-اتخذ القرار :

ولكي تتعلم كيف تتخذ قرارك في ورقة ما دون خوف حاول أن تجيب على الأسئلة الآتية بكل

دقة :

هل يجب أن احتفظ بهذه الورقة ؟
هل تهمني هذه الورقة ؟
هل لها مصدر أخر ؟
هل هي حديثة ؟
في أي شيء سأحتاجها؟ - ماذا لو لم أجدها ؟
أين أحفظها ؟ - إلى متى أحفظها ؟
كيف أعثر عليها ؟

وغيرها من الأسئلة التي تستطيع بها اتخاذ القرار المناسب بحفظ الورقة أم بإتلافها.
ونود أن نلفت الانتباه أن نوع الورقة التي تتعامل معها له دور في اتخاذ القرار . إذ أن الأوراق المهمة مثل المستندات والوثائق والرخص وغيرها يجب التعامل معها بحذر وتروي بحيث أن إتلاف أو سوء حفظ مثل هذه الأوراق يؤثر تأثيرا مباشر بك . وقد يفقدك غاليا لا قدر الله .

4- تحديث الملفات :
أي النظر فيها من وقت لوقت للتخلص من الأوراق التي أصبحت غير ضرورية . علماً بأن إغفال هذه النقطة يؤدي إلى تضخم الملفات أو أحداث ملفات جديدة لا داعي لها .
كلمة أخيرة :
لاشك عزيزي القاريْ أنك لمست مما سبق أهمية الموضوع للجميع وأن تصميم نظام الإدارة أوراقك ليس بالأمر الصعب ولعل معظمنا يكون لدية هذا النظام ولكنه كان غافلا عن نقطة مهمة أو خطوة جريئة أو أداة مفيدة لكي ينجح في إدارة أوراقه .

منقول

موضوع رائع يا سوسو ومهم ولا اطولي علينا بمواضيعك المفيده

تسلمى سوسو حبيبتى
فعلا موضوع مهم وفيه افادة كبيرة
لجميع الاعضاء
دمتى حبيبتى بروعة اهداف موضوعاتك
لاتتأخرى علينا بجديدك

تحياتى وتقديرى

رامي ومنى شكرا كثير على المرور الكريم وان شاء الله اكون دائما تحت خدمتكم وباذن الله بحاول ما اطول الغيبة قدر الامكان واتغلب على زحمة وضغط العمل اللي عندي تسلمون

دائما تاتينا بكل ما هو مفيد سوسو

دمتي لنا بكل ما هو جديد ومفيد

العفو مديرنا نورت الموضوع بمرورك

مشكورة سوسو على مواضيع المميزة دايما

العفو همسات نورت الموضوع

شكرا سوسو على الموضوع بس انت مطبقة الموضوع شي بحياتك الخاصة ؟؟
إذا مطبقتيه يبقى على الموضوع السلام تحياتي الك ودمتي بنشاطك

موب دائما يا صديقتي العزيزة
بس الموضوع صحيح يعني العيب موب بالموضوع العيب فينا